电力行业网络采购（电子商务）应用分析

——秦皇岛发电有限责任公司

 

应用背景

 

1、信息不畅通

公司的采购信息主要由采购人员一对一地传递给供应商，采购人员要花大量的时间搜寻供应商信息和商品信息，进行询价、比价和谈判，有时为了缩短采购周期，只能在有限的几家供应商内采购。对供应商而言，由于需求信息来源不畅，也很难将自己有优势的产品销售给秦电公司。这种信息的不对等，给秦电公司优化供应商队伍带来了困难，导致了采购成本常年居高不下。

2、效率不高

秦电公司年采购产品总数约1.6万，年均招标总数约3000多次，采购人员的工作量很大。对采购物资进行全面的询价、比价，不仅耗费大量的精力，增加了采购成本，而且效率不高，效果也不理想。为了及时完成采购任务，采购人员有时就将采购计划交某一供应商代理采购，不仅增加了采购环节，而且导致了采购价格偏高，加大了公司运营成本。

3、不易监督

由于我国目前采购市场是以买方为主导的形势，导致了一些采购过程中的不规范、不公平的现象，由于操作中的一对一，给监管造成了很大困难，很难真正做到采购过程中的公开、公平、公正。

4、采购成本居高不下

传统采购活动中信息不对称、效率低下、供应商的低质量、监督不力等问题使得公司采购成本居高不下。

 

实施效果：

1、信息披露迅捷，公开，通畅。

 

仅就2008年为例，交易额7189万，发布产品数19976项，投标产品数50322条。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

例：秦电三期控制箱询价信息

 

2、采购部门的效率得到大幅提高。

 

实施电子商务应用后，采购流程实现标准化、电子化，降低了手工操作的失误率，采购周期平均缩短了70％，同时使采购人员业务范围较实施前扩大了2倍。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3、监控加强

 

网上信息公开、同步发布，采购过程透明进行，采购结果公开发布。由原来的事后监督变为事前把握、事中控制、事后审核。使得整个采购活动时时处于控制状态。

 

 

   对单笔业务的监控

 

4、降低了管理成本和采购成本

电子商务利用互联网这一媒介，降低了交易的直接费用；其网上的公开和透明作用，消除了为防止暗箱操作而增加的管理人员和费用；网上多家竞价原则，避免了基层单位各自物资采购造成高单价现象的出现。

自2000年开展电子化采购以来，95%以上的物资通过网络采购，70%左右的采购物资获得了不同程度的降价，采购周期平均缩短了40%左右。（自2000年开通以来）节约资金5476万。

 

5、公司供应商范围扩大，竞价充分

2000年9月1日至2008年12月31日，经审查合格，秦电上网供应商从最初的50家达到了302家，其中286家交易活跃。另外，秦电还可以共享晨砻采购网上其他采购方会员的合格供应商5300余家。极大的扩充了供应商资源和竞价范围。从物资竞价的充分性看，据2008年底统计全年发布19976条产品询价信息，有50322万多条回应信息，回应率为2.52，即平均每条产品有2.52家供应商回应，竞价效果显著。参与秦电报价的供应商达到869家，08年全年参与报价的供应商为292家。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

（图：秦电供应商增长量对比）

 

（图：秦皇岛电厂2002-2008年网上采购额走向图）

 

6、质量控制体系得到进一步完善

为保证采购物资和服务的质量，由晨砻采购网制定与网络竞价相适应的商家入网资格审核制度、入网厂商的黑名单管理规定，秦电公司完善了入库验收及退货制度，把住了到货质量关。因质量问题退货率为0.95%。

7、管理职能提升，采购数据成为公司资源

采购经理能够随时对各种业务数据进行复查和监督，指导和监督采购人员的工作，有效地监控供应商体系和供应商品。电子商务的透明过程，让采购经理由繁琐的事务性工作中抽身而出，将更多的精力投入公司采购战略的制定和研究中，把握公司的采购趋势。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

（自动生成的图形化报表）

8、增进了公司内外部供应链的相互协作

实施电子商务后，物资采购系统与公司内部的生产系统、计划系统、库存系统、财务系统以及公司外部的供应商协作日渐紧密，供应链的各个环节相互协作，相互支持，整条供应链的成本得以降低，效率得以提高，资源得以优化。

 

9、规范了流程

 

 

 

 

 

现在，网上采购已经成为连接秦电与供应商的重要中枢。

 

秦电电子采购应用分析：

回顾秦电公司实施电子商务近9年来的历程，我们感觉到电子商务带来的首先是整个采购组织心态上的变化。众所周知，采购行为历来在企业经营活动中处于比较敏感的地位，引入公开、公正、公平的竞争环境，一直是公司领导要着力解决的重点问题。

实施电子商务后，在公司内部，从公司领导到采购部门负责人，再到一线的采购人员，在物资采购上均无特权，采购部门终于摆脱了困扰部门多年的“人情因素”、“人为因素”，降低了工作压力，公司也堵塞了可能出现的管理漏洞；纪检监察部门的工作，由于采购过程的透明、公开，监察活动也变得有的放矢、有迹可寻；公司的产品及服务供应商则将精力更多地放到提高为秦电所提供产品（服务）的质量，以及降低产品成本上。

电子商务能否成功地实施，受到很多因素的影响，总结秦电公司的实施经验，有五个因素尤为重要——领导层的决心，配套的机制，执行的能力，技术的支持力，思路创新勇于接受挑战。

1、领导层的决心：

电子商务的成功实施主要不是取决于技术，最关键还是领导层的决心。公司在变革中首先接触到的是技术问题，但实际上更艰巨的任务是运用技术把公司的各个环节通过网络有机地连接起来，改变管理流程，提高生产率。电力企业的信息化建设，带来了企业文化、管理行为、管理习惯的改变。如果没有领导层的主导和支持，几乎没有成功的可能。

2、配套的机制：

电子商务实施过程中不仅仅是软件如何更好地协同工作，而是组织机构如何更好地协同工作。要真正实现信息共享，需要对企业的信息技术、业务流程管理、组织机构和企业文化进行根本性的变革，要循序渐进。要顺利实现企业的这种根本性变革，就必须有配套的机制做保障。

责、权、利失衡是信息化项目的顺利实施的主要障碍，因此，本项目委托了完全市场化的晨砻信息公司作为第三方主持执行，从业务和技术双方面为应用部门提供服务，即不干预采购部门的正常业务运作，又为信息部门提供了技术支持，与各方都是的合作关系，做到了责、权、利的平衡，为顺利实施电子商务应用从机制上提供了保障。

3、执行的能力：

电子商务的实施过程也是新旧管理理念更新，管理方法更替的过程，组织结构变革的过程，当中不可避免会遇到阻力，所以还必须有对项目有足够执行能力的执行者来贯彻执行。

4、技术的支持力：

必须有相当强的技术力量为公司的电子商务提供必要的技术支持。平台的技术提供者不但应掌握先进成熟的技术，还应对采购业务有深刻的认识，熟悉采购流程。将技术工作交给有丰富实施经验的第三方服务商不但可以节约资金，而且将大大缩短实施周期。

实施电子商务，受益的不仅仅是秦电公司，秦电的供应商也从中受益良多。电子商务为供应商提供到了公开、公平、公正竞争的舞台。大多数入网的商家反映，按照传统的采购模式，要想销售产品得先做关系，产品质量再好，如果没有一定的人际关系，想卖产品，非常困难；相反，关系做好了，产品质量差些，也可蒙混过关。现在所有物资采购计划在网上发布，卖方公平报价竞争，通过电子交易平台自动产生交易结果，规避了人为因素，抵制了不正之风。对这样采购方式商家表示，即使中不了标，也心服口服。

电子商务降低了供求双方的交易成本，也为供应商降低其销售给秦电公司的产品价格的提供了可能。

5、思路创新勇于接受挑战

2008年6月晨砻采购网电力人社区的成立，得到秦电物资处处长付小江的大力支持，“秦电人网上家园”板块由此诞生。2008年由于煤价上涨给秦电的经营带来了空前的经济压力，在此情况下秦电三期付款等诸多问题不能及时解决，通过网络社区，打通了与广大供应商的沟通渠道，通过在“秦电网上家园”发布公开信的形式，介绍秦电目前的状况，并向供应商送上衷心的祝福，很快网络传真情，很多供应商纷纷回帖表示对秦电物资处工作的支持与理解。物资处工作思路的创新，从另一角度反映了电子采购业务在秦电人的9年运营中已经完全趋于成熟，愿秦电在今后的采购信息化道路上创造出更多亮点！