国网黑龙江黑河供电全面规范开展档案数字化管理

来源：中国能源新闻网 时间：2023-11-14 16:45

　　中国能源新闻网讯（梁金韬）在实施“数字化”企业建设过程中，国网黑龙江黑河供电公司为加强档案资料管理，将多年来涉及企业及员工的具有保存价值的文件、奖状、奖杯、锦旗等采用拍摄、扫描等进行数字化加工，将其转化为存储在硬盘、光盘等载体上的数字文件，并按照实物档案的内在联系，规范建立起目录数据与数字文件的关联关系，具有存储、管理、共享等功能。

　　一是实现组织规范。对档案数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。二是实现人员规范。为有效推动档案数字化管理，国网黑河供电公司配备了熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的专职管理人员，熟悉相关标准规范并能够为实物档案数字化工作各环节提供技术支持的兼职技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。三是实现流程规范。开辟了档案数字化专用加工场地，配置了相关设备设施并进行合理布局，形成了档案存放、数字化前处理、档案著录、数字化采集、影像处理、质量检查等工作区域和相关流程。四是实现采集规范。在数字化过程中，注重保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。数字化前对破损的材料进行剪切、修复技术加工，使材料更加完整；数字化时注重细节，力求程序规范，对每一个环节、每一道工序的技术要点、注意事项都作出明确的规定。数字化录入后，由档案管理人员对数字文件进行审核，确保无遗漏、重复录入等情况，杜绝不清楚、无法辨认的数字文件，确保真实反映实物档案的有关信息，最大限度地展现档案原貌。四是实现验收规范。制定落实了档案数字化验收标准，主要检查数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等，确保应检率达到100%，检验合格率达到100%。

　　通过科学规范的管理，目前该公司已经将18695份文件、385件实物、932个特殊载体（声像）等档案全部实现“数字化”，相关工作正在持续推进中。档案数字化后，原有的实物档案可以有效保存起来，避免了经常查阅带来的损伤，又方便了统计和进行远程查询，使得查阅档案更加准确快捷，数据备份更为快速全面，存储空间更为精巧灵活，日常维护更为方便安全，节省了保管设备和人员方面开支，推动企业“数字化”“精益化”管理水平“双提升”，得到省市级档案管理部门的一致好评。

　　责任编辑：江蓬新

　　校对：杨娜